Translations of this page?:

Finanzunterlagen für Fachschaften

Für die Bewirtschaftung der Finanzen einer Fachschaft sind gewisse Regularien notwendig und einige Unterlagen hilfreich. Diese sollen hier zusammengefasst werden.

Verteilungsschlüssel

Die damaligen Fachschaftenbeauftragten hatten 2012 vorgeschlagen, dass sich die Gelder nicht nur wie es bis dato war nach dem Studienfach auf die Fachschaften verteilen sollen, sondern auch bei den Lehrämtlern das 1. und 2. Unterrichtsfach berücksichtigt wird. Somit werden die Studierenden in 2 Gruppen geteilt: Lehrämtler (LA) und Nicht-Lehrämtler (nLA)

Das Dezernat 2 der Uni beschränkt sich bei der Erstellung von Statistiken leider nur auf einige wenige , weshalb auch wir einige Einschränkungen/Vereinfachungen vorgenommen haben.

Dieser Verteilungsschlüssel wurde auf der Finanz-FsRK vom 26.11.2012 erstmalig beschlossen und auf der Finanz-FsRK vom 27.11.2013 leicht abgeändert.

TEIL I - Berechnung der SBM

Für die Studierenden wird ein Betrag pro Kopf berechnet. Dieser wird pro Fachschaft mit der Anzahl an LA-Studis und nLA-Studis multipliziert und zum Sockelbetrag aufaddiert.

SBM = Sockelbetrag + (Anzahl LA-Studis) x Kopfgeld + (Anzahl nLA-Studis) x Kopfgeld

TEIL II - Berechnung der nicht-Lehrämtler pro Fachschaft

Berechnungsgrundlage ist Tabelle 1.2.1 der Studierendenstatistik des jeweiligen Semesters. Diese Tabelle wird jedes Jahr von der Uni neu erstellt und ist auf der Homepage der TU Dortmund unter den Statistiken einsehbar.

TEIL III - Berechnung der Lehrämtler pro Fachschaft

Berechnungsgrundlage sind die 5 Tabellen der Unterrichtsfachkombinationen (2.6.1-2.6.5 in der Studierendenstatistik für das jeweilige aktuelle bzw. zurückliegende Wintersemester) für das LABG2009. Für den Modellversuch, als auch LPO1994 oder LPO2003 existieren keine Tabellen. Zudem werden die Tabellen nur im Wintersemester erstellt. Nun kann man für jede Tabelle den Anteil ausrechnen, der pro Studi auf ein Unterrichtsfach entfällt. Bsp: 15,95% (vgl. unten) aller zukünftigen Grundschullehrer*innen haben Englisch als Unterrichtsfach im WiSe 2011/12. Neben diesem Unterrichtsfach gibt es noch einen Anteil für die Spezialfachschaften (FS Lehramt, FS Primarstufe und FS Rehapäd) und einen Anteil für die festgelegten Pflicht-Unterrichtsfächer.

Für jede FS und Schulform wird die Anzahl an Studierenden berechnet (vgl. unwichtige EXCEL-Tabelle „Fachschaften“) und schließlich für jede Fachschaft addiert und am Ende gerundet.

Beispiel

Grundschule - 1631 Studierende

  • 25% gehen direkt an FS Mathe: 407,75 Studierende
  • 25% gehen direkt an FS Deutsch: 407,75 Studierende
  • 25% gehen direkt an FS Primarstufe: 407,75 Studierende
  • 25% werden zwischen den anderen FSen aufgeteilt: 407,75 Studierende

d.h. 15,95% der 407,75 Studierende gehen an FS Englisch: 65,036125 Studierende

TEIL IV - Sockelbeträge und Anteile für die einzelnen Schulformen

Der Sockelbetrag beträgt pro Fachschaft 500 EURO. Die FsRK erhält 2.500 EURO als Sockelbetrag.

Grundschule

  • 25% FS Mathe
  • 25% FS Deutsch
  • 25% (weiteres) Unterrichtsfach
  • 25% FS Primarstufe

Haupt-, Real- und Gesamtschule

  • 66,67% Unterrichtsfach (2/3)
  • 33,33% FS Lehramt (1/3)

Gymnsasium und Gesamtschule

  • 80% Unterrichtsfach
  • 20% FS Lehramt

Berufskolleg

  • 80% Unterrichtsfach
  • 20% FS Lehramt

Sonderpädagogik

  • 30% Unterrichtsfach
  • 70% FS Rehapäd

TEIL V - Probleme

Da nur die Tabellen der LABG2009 genutzt werden können, haben einige Fachschaften aufgrund aktueller Akkreditierungsproblematiken gar keine Studis. Deshalb erhalten die FSen Biologie und Psychologie nur den Sockelbetrag.

Die FsRK erhält i.d.R. mehr bzw. weniger Geld als den Sockelbetrag. Dies liegt an der Rundung. Jeder Fachschaft wird eine ganze Anzahl an Studierenden zugewiesen, auch wenn ihr z.B. nur 812,75 Studierende zustehen würden. Die dadurch entstehenden Fehlbeträge werden mit den der FsRK zustehenden Mitteln verrechnet.

Einige Studiengänge haben ggf weniger Studierende, als angenommen. Dies liegt zum Einen an den Promotionsstudiengängen, die in Tabelle 1.2.1 der Studierendenstatistik nicht weiter aufgeschlüsselt sind, und zum Anderen an den weiteren Qualifikationen, die i.d.R. keiner FS zugeordnet werden können. Beide Gruppen werden anteilig auf alle Fachschaften verteilt.

Selbstbewirtschaftungsmittel

Pro Semester werden von den Studierenden der TU Dortmund laut Beitragsordnung 1,28 EURO an den AStA bezahlt zur Verteilung an die Fachschaften. Diese Gelder werden nicht eins-zu-eins an die Fachschaften weitergeleitet, da es zum Einen einen Sockelbetrag gibt, der kleinere Fachschaften unterstützen soll und zum Anderen die Zuordnung zu einer Fachschaft vor allem bei den Lehramtsstudiengängen nicht ganz einfach ist. Genaueres kann dem Vorgängerkapitel entnommen werden.

Die Daten für die Studierendenstatistiken zur Berechnung der SBM werden am 1.06. für das laufende Sommersemester und am 1.12. für das laufende Wintersemester von der Uni erhoben. Die relevanten Statistiken stehen dem AStA-Finanzreferat i.d.R. 1-2 Monate danach zur Verfügung, so dass die SBM errechnet werden und von den Fachschaften beantragt werden können. Die Selbstbewirtschaftungsmittel (SBM) müssen von den Fachschaften aktiv beantragt werden. Dieses wird so gehandhabt, um zu gewährleisten, dass die Fachschaften regelkonform arbeiten, ein Bedarf besteht und sie noch aktiv sind. Liegen alle relevanten Unterlagen vor, so werden die Gelder an das Fachschaftskonto überwiesen.

Folgende Unterlagen müssen dem AStA-Finanzreferat jeweils vorliegen:

Antrag

Der Antrag liegt als PDF oder DOC-Datei vor.

Nur der nicht umrandete Bereich muss vom Vorsitz oder Finanzen/Kasse des Fachschaftsrates ausgefüllt werden. Sollte in dem Semester, dessen Gelder beantragt werden, keine FVV stattgefunden haben, so muss dieses bitte kenntlich gemacht werden. Sollten die Gelder nicht benötigt werden, so kann man dieses auch kenntlich machen. Die Kontodaten sind i.d.R. hinterlegt, sollten aber zur Kontrolle noch einmal angegeben werden.

FVV-Protokoll

Das Protokoll dient dem Nachweis, dass mind. einmal im Jahr gewählt wurde und der Rat regelmäßig (politisch/finanziell) entlastet wird.

Je nach dem ob gewählt wird, oder nicht, sollte ein FVV-Protokoll mindestens die folgenden Punkte enthalten.

keine Wahl des FSR

  • Datum der Protokollerstellung (FVV-Termin)
  • Name der Fachschaft
  • Beginn der Sitzung (Zeitpunkt)
  • Wahl/Benennung der Redeleitung & der protokollierenden Person; jeweils mit Vor- und Nachname
  • Ende der Sitzung (Zeitpunkt)
  • Unterschrift der Redeleitung und der protokollierenden Person

Nach-/Wahl des FSR

  • Datum der Protokollerstellung (FVV-Termin)
  • Name der Fachschaft
  • Beginn der Sitzung (Zeitpunkt)
  • Wahl/Benennung der Redeleitung/Wahlleitung & der protokollierenden Person; jeweils mit Vor- und Nachname
  • Bericht des Fachschaftsrates (u.a. Finanzbericht) und ggf. Bericht der Kassenprüferinnen oder Kassenprüfer
  • Entlastung des Fachschaftsrates
  • Nach-/Wahl des FSR (Nennung von Vor- und Nachname; Stimmergebnis [DAFÜR – DAGEGEN - ENTHALTUNG])
  • Ende der Sitzung (Zeitpunkt)
  • Unterschrift der Redeleitung und der protokollierenden Person

Sollte die Finanzreferentin oder der Finanzreferent neu gewählt werden, so sollte eine Kassen- und Rechnungsprüfung kurz vor der Wahl-FVV stattfinden!

Kassen- und Rechnungsprüfung

Die Kassen- und Rechnungsprüfung dient der Überprüfung einer geordneten Buchführung und des verantwortungsbewussten Umgangs mit den Mitteln der Studierendenschaft/Fachschaft. Sie findet mindestens einmal jährlich statt und wird von Personen außerhalb des Fachschaftsrates durchgeführt. Jede Prüfung umfasst selbstverständlich auch die AGs der Fachschaft, falls solche existieren.

Die Prüfung wird mindestens in Kopie beim Finanzreferat eingereicht. Eine Vorlage existiert als PDF und als ODT-Datei. Es können gerne eigene Vorlagen benutzt werden. Diese sind nur als Hilfe gedacht. Die wichtigsten Punkte folgen als Erstellungshilfe.

Prüfung

Bei einer Kassen- und Rechnungsprüfung sollten die Prüfenden das Folgende kontrollieren.

  • Der Kassenistbestand stimmt mit dem Kassensollbestand überein.
  • Zu allen Buchungen (Konto & Barkasse) existieren Belege (Quittungen, Rechnungen, Beschlüsse, Kontoauszüge, etc.) und diese sind vollständig und korrekt, d.h. stimmen mit der Höhe der jeweiligen Buchung überein.
  • Die Vordrucke für Schecks und die Quittungsblöcke sind vollständig vorhanden.

Bericht

Der Bericht zur Kassen- und Rechnungsprüfung sollte mindestens die folgenden Punkte enthalten.

  • Name der Fachschaft
  • Datum der Kassenprüfung
  • Vor- und Nachnamen incl. Postanschrift der zwei Kassenprüfenden, die nicht Mitglied des FSR sein dürfen, der während des Kassenprüfungszeitraums im Amt war
  • Zeitraum der Kassenprüfung (Ende letzte Kassenprüfung bis KURZ vor dem Datum der aktuellen Kassenprüfung)
  • Kassenbestand (Konten & Barkasse) zu Beginn des Kassenprüfungszeitraums; existieren zweckgebundene Rücklagen (enthalten im Kassenbestand!), so werden diese vollständig mit Höhe und Verwendungszweck benannt.
  • Kassenbestand (Konten & Barkasse) zum Ende des Kassenprüfungszeitraums; existieren zweckgebundene Rücklagen (enthalten im Kassenbestand!), so werden diese vollständig mit Höhe und Verwendungszweck benannt.
  • Aufführung aller Unstimmigkeiten in der Kassen- und Buchführung. Sollten keine vorliegen, wird dies nieder geschrieben.
  • Unterschrift beider kassenprüfenden Personen, mit der sie die Richtigkeit aller Angaben in der Kassen- und Rechnungsprüfung und die gewissenhafte Prüfung ansich bescheinigen.

Bewirtschaftung

Die Gelder der Studierendenschaft/Fachschaft werden vom Fachschaftsfinanzmensch bewirtschaftet, d.h. die Buchführung und Verantwortung für die Verausgabung wird von ihm/ihr übernommen. Es gelten dabei die folgenden goldenen Regeln:

  • Prinzip der Sparsamkeit & Wirtschaftlichkeit
  • Keine Einnahme oder Ausgabe ohne entsprechenden Beleg (Quittung/Rechnung/etc.)
  • geordnete Buchführung
  • Nicht mehr Geld in der Barkasse, als zwingend notwendig

Die Buchführung sollte über Anordnungen für die Einnahmen bzw. Auszahlungen erfolgen. Die Kontoführung muss nach dem vier-Augenprinzip erfolgen, d.h. dass mind. zwei Personen den Kontozugriff autorisieren müssen, wie es z.B. bei Geschäftskonten möglich ist.

Weitere Hilfestellungen gibt es im Finanztutorium. Bei Rückfragen meldet euch bitte beim AStA-Finanzreferat persönlich oder per Kontaktformular.

 
 
Recent changes RSS feed Creative Commons License Powered by PHP Valid XHTML 1.0 Valid CSS Driven by DokuWiki